En el transporte de mercancías existen diferentes documentos que se deben presentar, y otros más que son de carácter opcional. Uno de estos últimos es la instrucción de embarque que, como su nombre anuncia, es un documento en el que se proporcionan instrucciones.
En este caso, el remitente de este documento es el exportador y el destinatario es el agente de carga o el agente de aduanas. Con la instrucción de embarque el agente de cargas o agente de aduanas puede comunicar al agente consignatario de la mercancía, la información que necesita para elaborar el Conocimiento de Embarque o Bill of Lading.
¿Qué información contiene la instrucción de embarque?
La instrucción de embarque sólo se usa en transporte aéreo y transporte marítimo de mercancías. Y, en resumen, es una forma como el exportador puede indicar al transportista la forma y el lugar donde debe ir toda la carga. En general, la información que hallaremos en la instrucción de embarque es la siguiente:
- El producto que va a ser comercializado.
- Las condiciones del transporte.
- El término de Incoterms.
- El puerto o aeropuerto de destino.
- El peso de la mercancía.
- El empaque, etc.
Toda esta información es necesaria para la elaboración de la Declaración Aduanera de Mercancías Provisional. De todos estos datos, se debe prestar especial cuidado a la descripción del producto que va a ser transportado; puesto que es un dato que no se puede cambiar, lo que involucraría el reinicio del proceso aduanero.
¿Cuáles son los usos de la instrucción de embarque?
Básicamente se usa como un instructivo que el exportador emite al agente de carga; sin embargo, el documento también puede ser usado por los agentes de carga para los siguientes fines:
- Para la contratación de fletes.
- Para la contratación de servicios terminales.
¿En qué momento se envía la instrucción de embarque?
El documento es enviado con el resto de la documentación para exportación. Si podemos definir la instrucción de embarque de otra forma, tendríamos que decir que sirve como una nota de presentación que facilita el resto del papeleo.
¿Por qué es buena idea que incluya una instrucción de embarque?
Si bien se trata de un documento opcional, existen diferentes beneficios de contar con una instrucción de embarque; entre estas:
- Contar con instrucciones claras y detalladas que garanticen la excelente manipulación de la mercancía por parte del transportista. Por ejemplo: cómo manipularla, almacenarla, cargarla y descargarla.
- Se evitan errores que podrían ocasionar el retraso en el traslado o recepción de la mercancía.
- Se reduce el riesgo de que la mercancía se dañe.
- Facilita que tanto la reserva como la coordinación del despacho de un embarque se haga de forma eficaz sin imprecisiones.
La carta poder notariada que acompaña la instrucción de embarque
En algunos casos, el documento de instrucción de embarque también se acompaña de una carta poder notarial limitada; el objetivo de esta última es proporcionar al agente autoridad para firmar algunos documentos en representación del exportador.
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